Beleid sponsoring & logogebruik

1. Doel en reikwijdte

Dit beleid beoogt heldere kaders te stellen voor alle vormen van sponsoring, samenwerking, sponsoringsovereenkomsten en het gebruik van het logo en merknamen van Hockeyclub Waddinxveen (vereniging, teams, afdelingen). Dit beleid is van toepassing op:

• alle externe bedrijven, organisaties en particulieren (hierna: “sponsor(s)”) die zich willen verbinden aan HCW;
• alle teams, afdelingen, commissies, individuele leden of functionarissen van HCW;
• alle communicatie-, publiciteits- en promotiematerialen van HCW (drukwerk, websites, kleding, social media, presentaties, etc.).

2. Principe: goedkeuring door de vereniging

• Een sponsorrelatie tussen een bedrijf of persoon en HCW (vereniging of één van haar onderdelen) kan enkel tot stand komen met schriftelijke instemming van het bestuur of een daartoe aangewezen commissie (bijv. sponsorcommissie).
• Elke sponsorovereenkomst moet worden vastgelegd in een contract, ondertekend door beide partijen (HCW en de sponsor), waarin alle rechten, verplichtingen, duur, gebruikte middelen, vergoedingen en voorwaarden helder zijn omschreven.
• Zonder een dergelijk ondertekend contract is geen sprake van een geldige sponsorrelatie en mogen geen rechten (bijv. communicatiemogelijkheden, naamvermelding) geëist worden door de sponsor.

3. Bescherming van het logo en de naam

• Het gebruik van het (beeld)logo, de naam “HCW / Hockeyvereniging Waddinxveen” of varianten daarvan is beschermd — derden mogen het logo of de naam niet gebruiken zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van het bestuur of de door het bestuur aangewezen instantie (bijv. sponsorcommissie).
• Het is niet toegestaan dat een bedrijfslogo automatisch gekoppeld wordt aan elk materiaal dat wordt gebruikt of uitgegeven namens de vereniging, tenzij dit uitdrukkelijk in de sponsorovereenkomst is vastgelegd.
• Bijvoorbeeld: ook al sponsort bedrijf X een team, dat betekent niet dat hun logo zonder meer op elk clubblad, elk document, iedere outfit of alle communictatiemiddelen mag verschijnen.
• Voor elk gebruik van het HCW-logo of clubnaam dient vooraf ter goedkeuring een ontwerp (bijv. drukproef) aan HCW ter beoordeling en goedkeuring te worden voorgelegd. HCW behoudt zich het recht voor wijzigingen of afwijzingen te verlangen.
• HCW behoudt het intellectueel eigendom (alle auteurs- en merkrechten) op haar logo’s, huisstijl, naam en beeldmerken. Elke toestemming voor gebruik is een beperkte licentie en kan door HCW worden ingetrokken of begrensd.

5. Toegelaten en uitgesloten vormen van koppeling

• Een sponsor mag in zijn eigen communicatie verwijzen naar zijn relatie met HCW (bijv. “sponsor van HCW”), mits dit gebruik wordt goedgekeurd door HCW.
• Het gebruik van het HCW-logo in de communicatie van de sponsor (bijv. op eigen website, flyers, voertuigen) is alleen toegestaan binnen de kaders die in de sponsorovereenkomst worden opgenomen en uitsluitend na goedkeuring van HCW.
• Het is niet toegestaan zonder nadere schriftelijke toestemming dat een sponsorlogo automatisch en ongecontroleerd wordt opgenomen in alle uitingen van HCW (zoals alle flyers, interne brieven, nieuwsbrieven, presentaties, wedstrijdschema’s, clubblad).
• Indien een sponsor meerdere lijnen van sponsoring heeft (vereniging, teams, evenementen), dient in de overeenkomst per lijn te worden afgesproken welke uitingen/kanalen voor die sponsor mogen worden gebruikt.
• In geval van meerdere sponsors binnen dezelfde branche of categorie moet HCW ervoor zorgen dat geen sponsor het gevoel krijgt dat diens bijdrage misbruikt wordt als gratis promotie voor een concurrerend bedrijf.

6. Rollen en verantwoordelijkheden

• Bestuur / Sponsorcommissie
  – Behandelt sponsoraanvragen, beoordeelt of een sponsor past binnen de vereniging (bijv. geen conflicterende belangen, vergunningen, reputatie).
  – Beslist over goedkeuring of weigering van sponsorrelaties.
  – Ziet toe op naleving van dit beleid, keurt ontwerpen en uitingen goed of af.
  – Ondertekent namens de vereniging de sponsorcontracten.
• Teams / afdelingen / penningmeesters
  – Maken geen eigen sponsorafspraken zonder instemming van het bestuur / commissie.
  – Sturen sponsorvoorstellen of verzoeken naar de sponsorcommissie ter toetsing.
• Leden / ouders / vrijwilligers
  – Dienen zich te houden aan dit beleid bij het benaderen van mogelijke sponsoren.
  – Mogen niet zelfstandig contractuele verplichtingen aangaan namens HCW.

7. Procedure voor sponsorverzoeken

• Een bedrijf/partij dient een schriftelijk voorstel in (bijv. via het secretariaat of sponsorcommissie) met: bedrijfsgegevens, aard van sponsoring, gewenste tegenprestaties, gewenste zichtbaarheid. Dit is mogelijk via de 'sponsor worden' pagina.
• De sponsorcommissie beoordeelt het voorstel aan de hand van criteria zoals:
• reputatie / betrouwbaarheid
• impact op vereniging (positief / negatief)
• marktconformiteit
• mogelijke overlap met bestaande sponsors
• mogelijke tegenprestatiecapaciteit
• Na goedkeuring wordt een conceptcontract opgesteld en voorgelegd aan de sponsor.
• Na ondertekening wordt het contract opgenomen in een sponsorregister van de vereniging en bewaakt gedurende de looptijd (verlenging, beëindigingen, wijzigingen).
• Na beëindiging van de samenwerking moeten alle verbanden (logo’s, promoties, naamvermelding) conform de contractuele afspraken en binnen redelijke termijn worden beëindigd of verwijderd.

8. Toezicht

• De sponsorcommissie controleert regelmatig (minimaal eenmaal per kwartaal) of alle sponsoruitingen voldoen aan dit beleid en aan de gemaakte afspraken in de betreffende sponsorovereenkomsten.
• Indien blijkt dat een bedrijf, lid, team of ander betrokken persoon het beleid heeft overtreden, kan HCW passende maatregelen nemen. Hieronder vallen onder meer:
• een schriftelijke waarschuwing;
• een vordering tot onmiddellijke beëindiging van het gebruik van het HCW-logo of -naam;
• het verwijderen van ongeoorloofde materialen of uitingen;
• opschorting of beëindiging van de sponsorovereenkomst;
• het verhalen van schade of kosten die voortvloeien uit de overtreding.

9. Handhaving

• Indien een bedrijf, organisatie, lid, team of andere partij zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van HCW een bedrijfslogo, merk of handelsnaam koppelt aan: de vereniging als geheel, een team of subafdeling, of een individueel lid (bijv. via kleding, materialen, sociale media of andere communicatiekanalen), dan wordt dit beschouwd als een ernstige overtreding van het sponsorbeleid. De volgende acties worden opvolgend in gang gezet.
• Voor elke overtreding geldt een contractuele boete van minimaal €500 (vijfhonderd euro).
• Deze boete wordt separaat en hoofdelijk verhaald op zowel het betreffende bedrijf als op het team of lid dat zich heeft laten sponsoren of aan wie de uiting is gekoppeld.
• De controle hierop vindt plaats per kwartaal. Indien de overtreding niet is beëindigd of zich herhaalt, wordt de boete per kwartaal opnieuw in rekening gebracht, totdat de overtreding volledig is beëindigd en schriftelijk bevestigd door HCW.
• HCW behoudt zich daarnaast het recht voor om aanvullende schadevergoeding te vorderen indien de overtreding leidt tot reputatieschade, verlies van andere sponsorrelaties of inkomstenderving.
• HCW kan, bij herhaalde overtredingen of weigering tot naleving, de sponsorovereenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen, zonder restitutie van eventuele bijdragen of vergoedingen.

10. Overgangsregeling

• Bestaande sponsorcontracten moeten binnen een afgesproken termijn worden getoetst aan dit beleid en zo nodig aangepast of vernieuwd.
• Sponsors zonder contract (of zonder conform dit beleid) mogen niet automatisch voortgezet worden; hun status dient formeel geregeld te worden.

11. Slotbepalingen

• Dit beleid kan alleen door de algemene ledenvergadering of door besluit van het bestuur gewijzigd worden.
• In gevallen waarin dit beleid niet voorziet, beslist het bestuur / sponsorcommissie.