Privacy- & camerabeleid
1. Algemeen
HC Waddinxveen hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens en het zorgvuldig omgaan met privacy. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft. Deze verklaring geldt voor alle leden, vrijwilligers, bezoekers en gebruikers van onze faciliteiten.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Hockeyclub Waddinxveen
Adres: Sniepweg 13C - 2742AR Waddinxveen
KvK:
40464701
E-mail: [email protected]
3. Doeleinden van verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:
- Ledenadministratie en communicatie: registratie van leden, contactgegevens, contributie-inning, uitnodigingen en informatievoorziening.
- Financiële administratie: facturatie en naleving van fiscale verplichtingen.
- Evenementorganisatie: inschrijving, deelname en communicatie rondom activiteiten.
- Veiligheid & cameratoezicht: bescherming van bezoekers, personeel, eigendommen en het tegengaan van misbruik van het clubhuis.
- Communicatie & promotie: publiceren van foto’s en video’s van activiteiten op onze website of sociale media, tenzij vooraf bezwaar is gemaakt.
4. Cameratoezicht
Binnen en rondom het clubhuis maken wij gebruik van beveiligingscamera’s.
- Doeleinden: het waarborgen van de veiligheid van leden en bezoekers, het voorkomen en afhandelen van incidenten zoals diefstal, vandalisme en ongeoorloofd gebruik van het terrein.
- Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). Wij hebben een belangenafweging uitgevoerd waarin is beoordeeld dat cameratoezicht noodzakelijk is en dat minder ingrijpende maatregelen onvoldoende waren.
- Werkingsgebied: de camera’s richten zich uitsluitend op de ingang, baromgeving en buitengebieden rond het clubhuis. Er worden geen kleedkamers, toiletten of andere privacygevoelige ruimtes gefilmd.
- Geen live-monitoring: er vindt geen continue actieve bewaking plaats. Beelden worden alleen bekeken bij incidenten of meldingen. Er wordt geen audio opgenomen, tenzij expliciet vermeld (niet van toepassing).
- Bewaartermijn: De recorder is zodanig ingesteld dat beelden automatisch worden overschreven zodra de maximale bewaartermijn van 28 dagen is bereikt. Alleen indien beelden nodig zijn voor de afhandeling van een incident worden deze tijdelijk veiliggesteld en langer bewaard.
- Toegang: alleen het bestuur (voorzitter, penningmeester en algemene zaken) heeft toegang tot de beelden. Toegang is gepersonaliseerd, gelogd en wordt periodiek beoordeeld.
- Verwerker / opslaglocatie: De camerabeelden worden opgeslagen op een lokale recorder (NVR) van leverancier Eufy (Anker Innovations), geplaatst binnen het clubhuis. De beelden worden lokaal opgeslagen in Nederland en niet verwerkt of opgeslagen door derden buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Er is geen cloudopslag of externe monitoring.
- Beveiliging: de beelden zijn beveiligd met encryptie, beperkte accounts, sterke wachtwoorden en logging conform art. 32 AVG en gangbare informatiebeveiligingsnormen
- Delen van beelden: beelden worden uitsluitend gedeeld met politie/justitie indien dit noodzakelijk is voor de afhandeling van een incident of wettelijke verplichting.
- Rechten van betrokkenen: u heeft het recht op inzage in camerabeelden waarin u zichtbaar bent, voor zover dit geen rechten van anderen schaadt. Ook kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking (art. 21 AVG).
- Informatievoorziening: bezoekers worden geïnformeerd via duidelijke borden op het terrein en via deze privacyverklaring.
5. Verstrekking aan derden
HC Waddinxveen verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor:
- de uitvoering van onze dienstverlening (bijvoorbeeld IT-dienstverleners of boekhouders);
- naleving van wettelijke verplichtingen;
- samenwerking met sportbonden zoals de KNHB.
Met partijen die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere termijn vereist.
Voorbeelden:
- Ledenadministratie: tot maximaal 2 jaar na beëindiging lidmaatschap.
- Camerabeelden: maximaal 28 dagen, tenzij langer nodig bij incident.
- Financiële administratie: 7 jaar (wettelijke verplichting).
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
- beperkte toegang tot systemen en camerabeelden;
- beveiligde opslag en versleutelde verbindingen;
- logging van toegang tot gevoelige gegevens;
- regelmatige updates en beveiligingscontroles.
8. Foto’s en video’s
Tijdens activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor promotionele doeleinden (website, nieuwsbrieven, sociale media). Indien u niet wenst dat beeldmateriaal van u of uw kind wordt gebruikt, kunt u dit vooraf kenbaar maken via [email protected] & [email protected].
9. Uw rechten
U heeft het recht om:
- inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- gegevens te laten verwijderen (voor zover toegestaan);
- bezwaar te maken tegen verwerking;
- overdracht van gegevens te verzoeken.
U kunt hiervoor contact opnemen via [email protected]. Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.
10. Klachten
Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan contact met ons op via [email protected]. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
