Privacy- & camerabeleid
1. Algemeen
HC Waddinxveen hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens en het zorgvuldig omgaan met privacy. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft. Deze verklaring geldt voor alle leden, vrijwilligers, bezoekers en gebruikers van onze faciliteiten.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Hockeyclub Waddinxveen
Adres: Sniepweg 13C - 2742AR Waddinxveen
KvK:
40464701
E-mail: [email protected]
3. Doeleinden van verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:
- Ledenadministratie en communicatie: registratie van leden, contactgegevens, contributie-inning, uitnodigingen en informatievoorziening.
- Financiële administratie: facturatie en naleving van fiscale verplichtingen.
- Evenementorganisatie: inschrijving, deelname en communicatie rondom activiteiten.
- Veiligheid & cameratoezicht: bescherming van bezoekers, personeel, eigendommen en het tegengaan van misbruik van het clubhuis.
- Communicatie & promotie: publiceren van foto’s en video’s van activiteiten op onze website of sociale media, tenzij vooraf bezwaar is gemaakt.
4. Cameratoezicht
Binnen en rondom het clubhuis maken wij gebruik van beveiligingscamera’s.
- Doel: waarborgen van veiligheid, voorkomen van diefstal en ongeoorloofd gebruik.
- Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
- Bewaartermijn: camerabeelden worden maximaal 28 dagen bewaard, tenzij ze noodzakelijk zijn voor onderzoek naar een incident.
- Toegang: alleen het bestuur (voorzitter, penningmeester en barverantwoordelijke) heeft toegang tot de beelden. Toegang wordt gelogd en is beperkt.
- Gebruik: beelden worden uitsluitend gebruikt voor beveiligingsdoeleinden en uitsluitend gedeeld met politie/justitie bij incidenten.
- Informatievoorziening: bezoekers worden bij binnenkomst geïnformeerd door duidelijke borden en via deze privacyverklaring.
5. Verstrekking aan derden
HC Waddinxveen verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor:
- de uitvoering van onze dienstverlening (bijvoorbeeld IT-dienstverleners of boekhouders);
- naleving van wettelijke verplichtingen;
- samenwerking met sportbonden zoals de KNHB.
Met partijen die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere termijn vereist.
Voorbeelden:
- Ledenadministratie: tot maximaal 2 jaar na beëindiging lidmaatschap.
- Camerabeelden: maximaal 28 dagen, tenzij langer nodig bij incident.
- Financiële administratie: 7 jaar (wettelijke verplichting).
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
- beperkte toegang tot systemen en camerabeelden;
- beveiligde opslag en versleutelde verbindingen;
- logging van toegang tot gevoelige gegevens;
- regelmatige updates en beveiligingscontroles.
8. Foto’s en video’s
Tijdens activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor promotionele doeleinden (website, nieuwsbrieven, sociale media). Indien u niet wenst dat beeldmateriaal van u of uw kind wordt gebruikt, kunt u dit vooraf kenbaar maken via [email protected] & [email protected].
9. Uw rechten
U heeft het recht om:
- inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- gegevens te laten verwijderen (voor zover toegestaan);
- bezwaar te maken tegen verwerking;
- overdracht van gegevens te verzoeken.
U kunt hiervoor contact opnemen via [email protected]. Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.
10. Klachten
Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan contact met ons op via [email protected]. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
